เอกสารหลักที่ใช้ทำใบขนสินค้ามีอยู่สามใบเสมอ ไม่ว่าจะขาเข้าหรือขาออก ได้แก่ Commercial Invoice (บอกว่าขายอะไร ราคาเท่าไร), Packing List (บอกว่าบรรจุมาอย่างไร หนักเท่าไร) และ ใบตราส่งสินค้า คือ B/L สำหรับทางเรือ หรือ AWB สำหรับทางอากาศ (บอกว่าใครส่ง ใครรับ ไปด้วยเที่ยวไหน) นอกจากสามใบนี้แล้วจะมีเอกสารเพิ่มเติมตามชนิดสินค้าและสิทธิที่จะใช้
ในบทความนี้
เอกสารหลักสามใบ และหน้าที่ของแต่ละใบ
1. Commercial Invoice
เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลตั้งต้นเกือบทั้งหมดของใบขน ต้องมีอย่างน้อย
- เลขที่และวันที่ของ Invoice
- ชื่อและที่อยู่ผู้ขายและผู้ซื้อ
- รายละเอียดสินค้าแต่ละรายการ พร้อมจำนวนและหน่วยนับ
- ราคาต่อหน่วยและมูลค่ารวมแต่ละรายการ
- สกุลเงินที่ซื้อขาย
- เงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterms) เช่น FOB, CIF, CFR, EXW
- ประเทศกำเนิดสินค้า
- ค่าระวางและค่าประกันภัย หากรวมอยู่ในเงื่อนไขการส่งมอบ
2. Packing List
ใช้กระทบยอดกับ Invoice และใช้ตรวจปล่อยหน้างาน ต้องมี
- จำนวนและชนิดของหีบห่อ เช่น กล่อง พาเลท ถุง
- น้ำหนักสุทธิ (Net Weight) และน้ำหนักรวม (Gross Weight)
- ขนาดหรือปริมาตรของหีบห่อ
- เครื่องหมายและเลขหมายหีบห่อ (Shipping Marks)
- รายการสินค้าที่อยู่ในแต่ละหีบห่อ
3. ใบตราส่งสินค้า (B/L หรือ AWB)
ให้ข้อมูลการขนส่งที่ใบขนต้องอ้างอิง
- เลขที่ใบตราส่ง
- ชื่อผู้ส่งของ (Shipper) และผู้รับตราส่ง (Consignee)
- ท่าต้นทางและท่าปลายทาง
- ชื่อเรือและเที่ยวเรือ หรือเที่ยวบิน
- วันที่ออกใบตราส่งและวันที่เดินทาง
- จำนวนหีบห่อและน้ำหนักตามที่ผู้ขนส่งรับไว้
- เลขตู้และเลขซีล ในกรณีขนส่งแบบเต็มตู้
เอกสารเพิ่มเติมสำหรับขาเข้า
- ใบอนุญาตนำเข้า สำหรับสินค้าควบคุมตามกฎหมายของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- หนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า เช่น Form D, Form E, Form AK ถ้าจะใช้สิทธิลดอากรตามความตกลงการค้าเสรี
- ใบกำกับการขนย้ายสินค้า ถ้าต้องขนย้ายสินค้าไปตรวจปล่อยที่อื่น
- Delivery Order จากสายเรือหรือตัวแทน เพื่อรับสินค้าออกจากท่า
- ใบเสร็จค่าระวางและค่าประกันภัย ถ้าเงื่อนไขการส่งมอบไม่ได้รวมไว้ใน Invoice
- เอกสารประกอบการประเมินราคา เช่น สัญญาซื้อขายหรือหลักฐานการชำระเงิน ในกรณีที่ราคาถูกตั้งข้อสังเกต
เอกสารเพิ่มเติมสำหรับขาออก
- ใบอนุญาตส่งออก สำหรับสินค้าที่มีการควบคุมการส่งออก
- Booking Confirmation จากสายเรือ พร้อมเลขที่ Booking
- ข้อมูลตู้สินค้าและเลขซีล สำหรับการบรรจุแบบเต็มตู้
- คำขอหนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า ถ้าผู้ซื้อปลายทางต้องใช้เพื่อขอลดอากรที่ประเทศเขา
- เอกสารขอคืนอากรหรือใช้สิทธิประโยชน์ เช่น กรณีนำเข้ามาผลิตเพื่อส่งออก
ข้อมูลที่ต้องตรงกันข้ามเอกสาร
นี่คือส่วนที่กินเวลาที่สุดในการทำใบขน เพราะข้อมูลชุดเดียวกันปรากฏอยู่ในหลายเอกสาร และถ้าไม่ตรงกันจะถูกตั้งคำถาม
| ข้อมูล | Invoice | Packing List | B/L หรือ AWB |
|---|---|---|---|
| เลขที่ Invoice | ต้นทาง | ต้องอ้างตรงกัน | มักอ้างในช่องรายละเอียดสินค้า |
| ชื่อผู้ขายและผู้ซื้อ | ต้นทาง | ต้องตรงกัน | ต้องตรงกับ Shipper และ Consignee |
| จำนวนหีบห่อ | อาจไม่ระบุ | ต้นทาง | ต้องตรงกับ Packing List |
| น้ำหนักรวม | อาจไม่ระบุ | ต้นทาง | ต้องตรงหรืออธิบายส่วนต่างได้ |
| ท่าต้นทางและปลายทาง | ควรระบุ | ไม่จำเป็น | ต้นทาง |
| เครื่องหมายหีบห่อ | อาจไม่ระบุ | ต้นทาง | ต้องตรงกัน |
จุดที่ตัวเลขมักไม่ตรงจนถูกตีกลับ
- น้ำหนักสุทธิรวมทุกรายการไม่เท่ากับที่แจ้งในหัวเอกสาร — เกิดจากการปัดเศษรายรายการแล้วรวมกันไม่ลงตัว ควรกระจายส่วนต่างกลับเข้ารายการ ไม่ใช่แก้เฉพาะยอดรวม
- จำนวนหีบห่อใน Packing List ไม่ตรงกับ B/L — มักเกิดเมื่อมีการรวมพาเลทหน้าท่า ต้องเลือกยึดตัวเลขที่ผู้ขนส่งรับไว้เป็นหลักและอธิบายส่วนต่าง
- ราคาต่อหน่วยคูณจำนวนแล้วไม่เท่ากับมูลค่ารวม — เจอบ่อยในเอกสารที่พิมพ์ราคาเป็นทศนิยมมากกว่าที่แสดง
- ค่าระวางถูกนับซ้ำ — เงื่อนไขเป็น CIF อยู่แล้วแต่ยังบวกค่าระวางเข้าไปอีกรอบตอนคำนวณฐานภาษี
- ประเทศกำเนิดกับหนังสือรับรองถิ่นกำเนิดไม่ตรงกัน — ทำให้ใช้สิทธิลดอากรไม่ได้ทั้งที่มีเอกสารครบ
- เลขที่ใบตราส่งถูกแก้ด้วยตราประทับ — ต้องยึดเลขที่ประทับทับเป็นตัวจริง และตรวจว่าตรงกับที่สายเรือแจ้ง
ทำให้ขั้นตอนนี้เร็วขึ้นได้อย่างไร
งานกระทบยอดข้ามเอกสารเป็นงานที่ทำซ้ำทุก shipment และเป็นจุดที่ผิดพลาดง่ายที่สุด การให้ระบบอ่านทั้งสามเอกสารเข้ามาเป็นชุดข้อมูลเดียวกันแล้วเทียบยอดให้อัตโนมัติ ช่วยตัดเวลาส่วนนี้ออกไปได้มาก โดยคนยังเป็นผู้ตรวจและตัดสินใจในจุดที่ไม่ตรง
ดูวิธีที่ระบบอ่าน Invoice, Packing List และ B/L เข้ามาพร้อมกัน